华中农业大学教育发展基金会档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范华中农业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，有效保护和利用档案，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》《社会组织登记档案管理办法》《会计档案管理办法》《华中农业大学档案管理办法》等有关规定，结合基金会实际，制定本办法。

第二条 本办法档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。

第二章 档案管理

第三条 基金会档案工作由本会秘书处直接负责，并接受华中农业大学档案馆的业务指导。

第四条 基金会秘书处指定专人负责档案管理工作，具体负责档案的收集、整理、保管、使用等，并按规定向学校档案馆移交档案。

第五条 归档范围。立卷归档以反映基金会业务活动所产生的具有保存价值的文件材料（包括与该文件有密切联系的上、下级部门的来文）为重点，对纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。主要包括：

（一）管理类：主要包括基金会注册成立和运行的各种证照；重要的会议文件、会议记录及纪要；工作报告；收发的各种通知、规定、请示、批复等；签订的合同、协议；关于人事管理、党政管理类的文件材料等；开展重要业务活动、交流活动形成的材料等。

（二）财会类：主要包括《会计档案管理办法》中规定的各种会计凭证、财务报告、审计报告、银行对账单等。

（三）实物类：主要包括基金会在各项业务活动以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如礼品、纪念品、题词、获奖证书等。

（四）其他档案：指在以上种类之外的具有保存价值的各类档案。

第六条 归档时间。年度结束后，所有档案资料应于次年四月底前全部归档。重大活动（包括重要会议等）档案应在活动结束后两个月内归档。

第七条 档案销毁。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，在报经学校档案馆进行鉴定并登记造册、报主管领导批准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第八条 档案保管人员应对所存档案的保管情况定期检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向领导报告，及时处理。

第九条 工作人员因工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第十条 对有下列行为的直接责任人员，根据情况给予适当处分：

（一）涂改、伪造档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三章 档案使用

第十一条 凡单位或个人使用档案的，须持有单位证明或者个人合法身份证明，在履行相关登记手续后，按照以下规定办理：

（一）档案使用者在表明使用档案的目的后，属于公开范围的档案，可在档案存放地查阅、摘录和复制；属于非公开范围的档案，须经基金会秘书长批准。

（二）档案原则上不外借，特殊情况下要经基金会秘书长批准方可外借。对借出档案，要按时归还。损坏或丢失档案者按相关规定进行处理。

第四章 附 则

第十二条 本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第十三条 本办法自颁布之日起执行。